Un resumen acerca de los estados de las visitas programadas en Monitor Pro
Estado de las Visitas
Una vez que se ha configurado un Programa de Monitoreo, las visitas creadas en consecuencia pueden pasar por diversos estados. El estado de la visita dependerá en todo momento de las reglas configuradas en el programa y/o visita, de los datos ingresados a la base de datos y de cualquier actualización en los estados de las muestras.
Terminología
Antes de avanzar en la explicación de la lógica que hay detrás de cada estado de una visita, es importante comprender la terminología básica de los programas de monitoreo.
Ventana de una Visita - La ventana o período de una visita es una combinación entre la fecha planificada original y la frecuencia del programa de monitoreo. Por ejemplo, para una visita mensual planificada para el 1° de enero, la ventana de la visita será del 1 de enero al 31 de enero. Los datos importados con una fecha de muestreo que esté fuera de esta ventana de tiempo, no se incluirán en la visita.
Ventana de Muestreo - Se puede configurar una ventana de muestreo para esperar que el mismo sea realizado dentro de un período más acotado, no sólo dentro de la ventana de la visita. Esta configuración se basa en la combinacion entre el tiempo en el que se espera recolectar la muestra (Fecha de Muestreo o "Samples expected to be taken within") y la Fecha Planificada Original o Revisada ("Original planned Date" o "Revised Planned Date"). Por ejemplo, una visita anual programada para el 1° de enero, tendrá una ventana de visita desde el 1° de enero al 31° de diciembre. Sin embargo, la ventana de muestreo puede configurarse para que la muestra sea recolectada a los 30 días desde la fecha planificada, por lo que se esperaría que el muestreo se realice en el primer mes de los doce meses que tiene la ventana de la visita. Los estados para cada una de las muestras son controlados en última instancia por esta configuración, y no por la ventana de tiempo de la visita.
Ventana de Análisis - La ventana de análisis de laboratorio se establece en MP-Desktop a partir de la combinación entre la Fecha de Muestreo ("Samples expected to be taken within") y el Período de Análisis ("Analysis results expected within"). El período de análisis debe establecerse considerando el tiempo estimado de entrega de la muestra, el transporte, el análisis y la importación de los resultados en MonitorPro.
Estado de la Muestra - MonitorPro utiliza el estado de las muestras para concluir sobre el estado general de la visita. Por defecto, todas las muestras comienzan con estado Pendiente ("Pending"). Este estado se actualizará a medida que se importen datos y/o al editar el estado de la muestra mediante MP-Field o MP-Desktop. Es posible asignar el estado de Muestra Recolectada o No Recolectada. Por lo general, el estado de una visita no pasará al siguiente estado a menos que se hayan actualizado todas las muestras pendientes.
Estado de las Visitas
Muestras Pendientes (Samples Pending) - Al menos una muestra se encuentra pendiente, pero la misma aún está dentro de la ventana de muestreo. Esto indica que parte del muestreo ha comenzado y que se ha realizado la recolección parcial de datos, pudiendo ser un evento de muestreo de varios días.
Resultados de Campo Pendientes (Field Results Pending) - La visita aún se encuentra dentro de la ventana de muestreo y no quedan muestras con estado pendiente. Sin embargo, hay al menos un resultado de campo que aún no se ha importado. Esto podría ser debido a que se hayan perdido algunos datos de campo o que los mismos aún no se hayan importado.
Muestras Atrasadas (Samples Overdue) - Al menos una muestra está pendiente luego de superada la ventana de muestreo. Por ejemplo, el estado de una muestra no se ha importado o actualizado en MonitorPro dentro de la ventana de muestreo esperada. Este estado permanecerá indefinidamente hasta que se actualicen todos los estados de las muestras.
Resultados de Laboratorio Pendientes (Lab Results Pending) - Se ha superado la ventana de muestreo de la visita y todas las muestras están registradas en MonitorPro, o bien, todos los estados de las muestras se han actualizado correctamente. Sin embargo, la visita aún se encuentra dentro de la ventana de análisis y los datos todavía no se han importado a MonitorPro.
Resultados de Laboratorio Atrasados (Lab Results Overdue) - La visita ha superado la ventana de análisis, pero no todos los datos de laboratorio se han importado en MonitorPro. Este estado sólo aplica para aquellas visitas que contienen plantillas de muestreo (sample templates) vinculadas a fuentes de datos que no son de campo. Este estado permanecerá hasta que la cantidad de datos importados alcance el porcentaje de datos esperados para el Programa de Monitoreo, que por defecto es el 100%, o bien, el usuario actualice el estado manualmente.
Configuracion Manual del Estado de una Visita
Completado (Complete) - El porcentaje de datos importados ha alcanzado el umbral de Autocompletar configurado para el Programa de Monitoreo (por defecto, 100%), o el usuario ha marcado la visita como completada de forma manual.
Cancelado y Cerrado (Canceled and Closed) - Ambos son estados de visitas que el usuario puede establecer de forma manual, con el fin de cerrar una visita para no aceptar datos, o bien, cancelarla cuando finalmente esa visita ya no es requerida.
Matrices de Estado de las Visitas
Las siguientes tablas o matrices muestran los diversos estados en los que se puede encontrar una visita. Estos estados pueden variar según se hayan utilizado plantillas de muestreo (sample templates) o variables para configurar los programas de monitoreo. Si se utilizan plantillas de muestreo, la lógica del sistema permitirá diferenciar el muestreo asociado con las fuentes de laboratorio, del muestreo asociado con la recolección de datos de campo. Por el contrario, si se utilizan variables para configurar los programas de monitoreo, y los datos provienen tanto de fuentes de laboratorio como de campo, entonces MonitorPro sólo podrá confirmar si las muestras han sido recolectadas o no.
Registro de Estado de las Visitas
