Comment gérer les hyperliens et les documents intégrés dans MP-Desktop
Introduction
MonitorPro Desktop dispose de trois modes pour importer des liens hypertextes et intégrer des fichiers autres que des données (tels que des PDF et des photos) et les associer à des données et des objets de base de données.
Les hyperliens et les fichiers intégrés peuvent être attachés aux objets de la base de données tels que les données (via un lot, une référence d'échantillon, une référence de laboratoire ou directement les données), les points d'échantillonnage, les sites, les variables et les sources de données. L'établissement d'un hyperlien est une opération manuelle, tandis que les fichiers intégrés peuvent être associés aux objets automatiquement en fonction de règles définies.
Ajout manuel d'hyperliens
Les hyperliens manuels permettent de lier des documents tels que des PDF, des fichiers .png ou d'autres formats de fichiers à des données ou des objets sélectionnés individuellement. Les hyperliens se trouvent dans le panneau de configuration/hyperliens.
Une fois que l'hyperlien a été créé, il peut être attaché à l'objet de base de données de votre choix. Faites un clic droit, sélectionnez les propriétés et ouvrez l'onglet Liens. Dans l'écran, sélectionnez l'hyperlien requis dans le menu déroulant et sélectionnez "Ajouter un lien". Le nouvel hyperlien sera alors associé à l'objet de la base de données.
Les éléments liés peuvent être visualisés dans l'hyperlien créé, sous l'onglet "Lié à".
L'hyperlien convient mieux aux clients disposant de systèmes établis pour gérer le stockage de documents externes, tels que Microsoft SharePoint.
L'option d'incorporation est plus souple et permet d'automatiser l'association de nombreux fichiers réguliers à des données et des objets. Comme les fichiers sont intégrés dans la base de données, cela permet également d'éviter les problèmes de liens brisés lorsque la structure des dossiers change, ou de permissions différentes limitant l'accès à des personnes spécifiques.
Importation automatique de fichiers incorporés via les règles de l'importateur automatique
L'importateur automatique peut intégrer des documents et des fichiers dans la base de données avec les données au fur et à mesure de leur importation.
Sélectionnez l'onglet Intégrer des fichiers dans les options de l'auto-importateur et définissez le filtre et les règles que vous souhaitez appliquer. Une fois les règles appliquées, les documents intégrés ne contenant pas de données peuvent être importés par l'auto-importateur de la même manière que les données en les faisant glisser et en les déposant ou en les enregistrant dans le dossier de
l'auto-importateur.
Les règles déterminent la manière dont l'importateur automatique traite les objets hyperliés
Lier le fichier à un lot de données importé avec le même nom (mais une extension différente)
Un fichier ne contenant pas de données peut être importé avec un nom correspondant au fichier de données importé. Dans ce cas, le fichier sera lié au lot (fichier) de données.
Point d'échantillonnage
Cette option est utilisée pour faire correspondre des fichiers de non données à des points d'échantillonnage en nommant le fichier de la même façon que le nom long ou court d'un point d'échantillonnage dans MonitorPro.
Référence d'échantillon
Cette option utilise la référence d'échantillon dans le nom du fichier de non données pour le faire correspondre aux données comprenant la référence d'échantillon correspondante.
Référence de laboratoire
Cette option utilisera la référence de laboratoire dans le nom du fichier non-donné pour correspondre aux données incluant la référence de laboratoire correspondante.
Importation automatique de fichiers incorporés (à l'aide de la colonne d'hyperliens)
Les documents peuvent également être joints aux données pertinentes en incluant une colonne "hyperlien" dans le fichier d'importation. Dans ce mode, l'utilisateur importe un fichier de données comme d'habitude, mais avec potentiellement plusieurs fichiers non liés aux données qu'il souhaite voir incorporés et liés aux données.
Dans un fichier de mise en page d'en-tête de variable, le ou les fichiers seront incorporés et liés aux points de données correspondants.
Dans un fichier de mise en page de liste, le(s) fichier(s) sera(ont) incorporé(s) et lié(s) au point de données correspondant individuellement, ce qui permet d'affiner davantage les fichiers liés si nécessaire.
Dépannage des hyperliens
Lors de l'importation, les fichiers incorporés apparaîtront initialement en violet. Cela signifie que le fichier a été incorporé mais pas encore lié. En supposant que la logique correcte a été utilisée lors de l'importation, ce message deviendra vert ou "succès" dans les 5 minutes, une fois que le lien ou l'association aura été effectué par le système.
Si l'entrée reste une importation partielle, vous pouvez alors double-cliquer sur l'élément pour l'examiner.
Tous les fichiers non liés peuvent être liés manuellement en utilisant le processus manuel décrit ci-dessus pour les hyperliens. Il existe également un raccourci sur le bureau indiquant toutes les situations où les associations n'ont pas été réalisées automatiquement avec succès.