Como administrar las Visitas en los Programas de Monitoreo a través de MP-Desktop
Introducción
Las Visitas son los elementos secundarios de los Programas de Monitoreo. Se creará automáticamente una Visita antes de la Fecha Planificada Original (Original Planned Date), según los detalles del Programa de Monitoreo. Las Visitas se podrán modificar y editar una vez que se hayan creado. Sin embargo, los cambios realizados para una Visita en particular sólo se aplicaran a esa Visita, y no a las Visitas futuras. Esto puede ser útil cuando se requiera un análisis o un muestreo adicional por única vez, o cuando se deban recolectar muestras ad-hoc. Simplemente realice los cambios necesarios en las pestañas de la ventana de la Visita y guárdelos a continuación.
Nota
Si se realizan cambios en una Visita, tenga en cuenta que el usuario de MP-Field deberá volver a descargarla para que se apliquen los cambios. Si el usuario está en medio de una Visita de campo, simplemente puede cargar los datos que haya registrado (siempre y cuando tenga conexión a Internet) y luego volver a descargar la Visita actualizada.
Las Visitas se pueden ver en el Calendario y en la Lista de Estado de Visitas (Visit List). También se puede acceder a ellas desde MP-Field.
Nota
Si una Visita no está presente cuando se lo esperaba, es decir, no se encuentra la Visita para la fecha planificada esperada, es posible que MonitorPro Service se haya detenido y será necesario que el Administrador revise dicha situación. En primer lugar, verifique que el Programa de Monitoreo no haya sido modificado por otro usuario o se haya configurado como inactivo.
General
La pestaña "General" de una Visita proporcionará los detalles básicos de la Visita y de su estado.
Referencia de la Visita (Visit Ref) - Este es un número de referencia secuencial asigando a cada Visita y proporcionado por MonitorPro. Tanto el valor inicial como el prefijo se pueden modificar en System Options/Proactive Settings.
Fecha Planificada Original (Original Planned Date) - La Fecha Planificada Original se basará en la fecha de inicio y la frecuencia del Programa de Monitoreo. De esta manera, un Programa de Monitoreo mensual programado para que comience el 1° de mayo, creará visitas para el 1° de mayo, el 1° de junio, el 1° de julio, etc. De esta manera, cada Fecha Planificada Original será siempre el 1° de cada mes.
Fecha Planificada Revisada (Revised Planned Date) - En la mayoría de los casos, no todo el monitoreo se completará el primer día de cada mes. Por lo tanto, la Fecha Planificada Revisada brinda a los usuarios la opción de mover la fecha real de monitoreo cuando sea conveniente hacerlo. La Fecha Planificada Revisada debe estar dentro de la ventana de tiempo de la visita (en el ejemplo anterior, mensualmente) para evitar que se extienda durante la próxima visita.
Consejo
Para ayudar a automatizar este proceso, los usuarios pueden usar la función Compensación de Fecha Inicial (Initial Date Offset) ubicada en la pestaña 'Schedule' del Programa de Monitoreo, con el fin de controlar automáticamente la Fecha Planificada Revisada y ajustarla al día más adecuado. Por ejemplo, una empresa puede tener 4 Programas de Monitoreo mensuales, y todos ellos se pueden programar para que se completen a partir del 1° día del mes. En este caso, la función de compensación de fecha inicial se podría utilizar para programar la Fecha Planificada Revisada de cada monitoreo durante todo el mes, o en la misma semana pero en días diferentes.
Estado (Status) - La casilla "Status" ubicada en la pestaña "General" de la ventana de la Visita permite que el estado de la visita se actualice manualmente. Esto puede deberse a que la visita ya no es necesaria y puede ser cancelada, o bien, el usuario desea actualizar la visita manualmente para definirla como completada. Este estado se actualizará automáticamente para completarse cuando el conteo de datos alcance el porcentaje de 'autocompletado' (por defecto 100%).
Las visitas verifican los datos periódicamente y cada vez que se importan nuevos datos. No debería haber ninguna necesidad de volver a verificar manualmente el estado de una visita. Sin embargo, al manipular manualmente los datos, esto podría hacerse para visualizar instantáneamente qué impacto tuvo la edición de los datos sobre el porcentaje de avance de la Visita. El Programador de Monitoreo se ejecuta automáticamente cada unos 30 minutos y se actualiza ante cualquier cambio o importación de datos que haya ocurrido durante ese tiempo.
Pestaña de Estado (Status)
La pestaña "Status" de la Visita ofrece más información sobre su estado y permite a los usuarios actualizar el estado de muestras individuales. Cuando se importen datos, el estado de cada muestra se actualizará automáticamente a "Muestra Recolectada" (Sample Taken). El usuario también puede configurar este estado de muestra en MP-Field y puede importarse desde un archivo utilizando las asignaciones de variables disponibles en System Options/Proactive Settings.
Cuando se importa un archivo con los resultados de la variable "Muestra Recolectada", el sistema escaneará las lecturas de "Muestra Recolectada" en busca de los valores Yes, Y, True ó T. Cuando se encuentren estos valores, se compará la Fecha, el Punto de Muestreo y la Fuente de Datos con las muestras de la Visita. Luego estas se marcarán como "Muestra Recolectada" de manera automática.
Los comentarios de las muestras se pueden agregar de la misma manera. De ser necesario, realice manualmente los cambios y Guarde o Aplique los mismos.
Réplicas
Las réplicas (duplicados, triplicados,etc.) se administrarán y actualizarán automáticamente a través de la configuración del Programador de Monitoreo. Sin embargo, se pueden editar de forma manual desde la pestaña "Status" de la Visita. Si se requieren réplicas adicionales, haga clic en el Punto de Muestreo que desea replicar y luego use el botón "Agregar Réplicas" (Add Replicates) para agregar muestras adicionales.