Como crear Tareas Programadas en MP-Desktop
Se accede a las Tareas Programadas desde Control Panel\Scheduled Tasks. Puede agregar una nueva Tarea Programada o editar una existente. Se abrirá un cuadro de diálogo para que el usuario realice las configuraciones necesarias.
Pestaña General
Proporcione un nombre adecuado para la tarea en base a su naturaleza. En este campo se recomienda tambien incluir información sobre su frecuencia para facilitar su posterior recuperación y/o identificación. En la sección detalles, podrá almacenar información adicional.
Desde aquí también puede vincular una tarea con otra. Las tareas vinculadas generalmente se usan para proporcionar acciones de seguimiento, una vez que la primer tarea se ha completado, la segunda deberá ejecutarse según el plazo establecido. Simplemente en esta sección elija la tarea a vincular. El plazo de ejecución de la segunda tarea se agregará en el siguiente paso.
Pestaña Programación (Schedule)
La pestaña Schedule permite al usuario establecer la periodicidad de la tarea. Las tareas se pueden programar a partir de la fecha actual o de una fecha específica en el pasado o en el futuro. La fecha elegida establecerá la programación de todas las tareas futuras, incorporando los detalles ingresados para aquellas que sean recurrentes.
Para el caso de eventos únicos, las tareas se pueden configurar para que no sean recurrentes. De lo contrario, establezca la frecuencia de las tareas, pudiendo elegir entre horas y años.
Los usuarios también pueden configurar las tareas para que finalicen en una fecha determinada o dejar que se ejecuten indefinidamente.
Solo se podrá acceder a la configuración de tareas vinculadas si esto se ha configurado previamente en la pestaña General. De no ser necesario, puede saltar este paso. Si se configuró una tarea vinculada, no se podrá acceder a la configuración de programación. En una Tarea Vinculada, la periodicidad estará controlada por la Tarea Vinculada. Los usuarios sólamente podrán seleccionar si esta tarea será anterior o posterior a la Tarea Vinculada, junto con el plazo de ejecución.
Pestaña Destinatario (Destination)
La pestaña Destination controla el formato de salida de la Tarea. Los usuarios pueden elegir enviar un correo electrónico o guardar un archivo en un directorio. Al enviar correos electrónicos, en la lista de destinatarios los usuarios podrán visualizar los contactos que tienen una dirección de correo electrónico válida
Si el usuario elige guardar en un archivo, entonces se deberá establecer la ubicación de destino. Asegúrese de incluir la ruta completa de la ubicación (\\SERVERNAME.). Luego los usuarios podrán elegir cómo guardar el archivo, ya sea sobrescribiéndolo cada vez que se ejecute la tarea o agregando un número o fecha con el fin de que cada exportación sea única.
Pestaña Tipo de Contenido (Content Type)
En esta pestaña el usuario podrá seleccionar generar un reporte o una exportación de datos en caso de que el destino de la tarea sea guardar un archivo en un directorio. Si el destino está configurado para generar un correo electrónico, también podrá generar un recordatorio por correo electrónico.
Si elige la opción reportes, se mostrará la lista de todos los reportes Crystal disponibles, y que se guardan en la ruta de la carpeta de informes del servidor. Para actualizar esta lista, los usuarios que tengan acceso al directorio deberán agregar cualquier nuevo reporte en esta ubicación y ejecutarlo manualmente, o bien, esperar a que se ejecute el Programador de Tareas (cada 30 minutos). Los informes incluidos en la lista pueden estar basados en un Conjunto de Datos (Datasets) u otros reportes. Las exportaciones mostrarán los tipos de exportación estándar, junto con cualquier exportación personalizada que se haya agregado al sistema.
Pestaña Datasets
Esta pestaña puede estar deshabilitada dependiendo de las opciones elegidas anteriormente, aunque el reporte no se base en un Dataset o la tarea sea simplemente un correo electrónico de recordatorio. De lo contrario, elija el Dataset que necesita para el reporte o exportación de salida. Los últimos tres ajustes se utilizan para gestionar la salida en función de los datos disponibles. Los usuarios pueden optar por omitir la tarea si no se encuentran datos en el momento de su ejecución (dentro de los límites del Dataset), omitir la tarea si no hay un incumplimiento a los límites de Compliance, u omitirla en caso de que no haya nuevos datos desde la ejecución de la tarea anterior.
Pestaña Formato (Format)
La pestaña Format permite configurar el aspecto y el contenido del correo electrónico. Simplemente incluya el texto estándar requerido para el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Se pueden incluir estampas o inserciones especiales desde el menú desplegable. Estas inserciones pueden ser útiles para que el sistema complete automáticamente la fecha, la ubicación, el nombre de la tarea, etc. al momento de ejecución de la tarea.
Pestaña Seguimiento de Tareas (Task Tracking)
La pestaña Task Tracking permite supervisar la finalización de una tarea de manera oportuna. Para activar este seguimiento, seleccione la casilla 'Task Track completion and sign off'. Luego, seleccione el contacto adecuado que será responsable de cerrar la tarea junto con un plazo de cierre. Se creará una tarea en función de la configuración de los pasos anteriores. El campo 'Time to Complete' agrega un plazo antes de que la tarea venza. Por ejemplo, una tarea recurrente mensual se creará y/o enviará un correo electrónico todos los días 1° de cada mes, pero un 'Time to Complete' de 1 semana retrasará el vencimiento de la tarea por 7 días.
El campo 'Escalation Contact Name' se puede utilizar para enviar un correo electrónico a un contacto en caso de que la tarea no se complete en el tiempo especificado. Seleccione el nombre de los contactos de la lista a los que se notificará cuando la tarea haya vencido.