Cómo crear una Tarea Programada en MP-Web
Diríjase al Panel de Control, seleccione la opción Tareas Programadas (Scheduled Task) y luego haga clic en Añadir Tarea Programada. Se abrirá un nuevo cuadro de diálogo en el que podrá configurar la tarea.
General
Con el fin de facilitar la identificación de la tarea, se recomienda asignar un nombre adecuado y especificar la frecuencia de la misma. También podrá agregar información adicional en la sección Detalles.
En la pestaña General también tendrá la opción de vincular una tarea con otra. Las tareas vinculadas se utilizan normalmente para proporcionar acciones de seguimiento. De este modo, cuando se completa la primer tarea, la segunda vencerá de acuerdo al tiempo establecido. Como primer paso simplemente elija la tarea a vincular, la ventana de tiempo podrá ser configurada en el siguiente paso.
Programación
La pestaña Programación (Schedule) permite establecer la frecuencia de las tareas. Las tareas se pueden programar a partir de la fecha actual o de una fecha específica pasada o futura. La fecha configurada establecerá la programación de todas las tareas futuras, conservando los detalles de configuración para las tareas recurrentes.
Tenga en cuenta que también se pueden crear tareas para eventos únicos. De lo contrario, establezca la frecuencia de la tarea, pudiendo establecer desde frecuencias horarias hasta frecuencias anuales.
Por otro lado, las tareas se pueden configurar para que finalicen en una fecha determinada o para que se ejecuten de manera indefinida.
Solo se podrá acceder a la configuración de la tarea vinculada, si esta ha sido configurada previamente en la pestaña General. Si no es necesario, ignore este paso. Si ha configurado una tarea vinculada, entonces la pestaña Programación estará bloqueada, ya que en una tarea vinculada, la periodicidad estará controlada por la otra tarea vinculada. Los usuarios tendrán la opción de configurar si esta tarea se realizará antes o después de la tarea vinculada.
Destino
La pestaña Destino (Destination) controla el formato de salida de la tarea. Los usuarios pueden escoger entre enviar un correo electrónico o guardar un archivo en un directorio. Al enviar un correo electrónico, los usuarios deberán seleccionar los destinatarios desde la lista de Contactos existentes, los cuales previamente deberán tener asignada una dirección de correo electrónico válida.
Si el usuario selecciona guardar un archivo, entonces deberá establecer la ubicación de la carpeta en donde se guardará el archivo. Asegúrese de incluir la ruta de ubicación completa y que esta sea accesible desde el servidor. A continuación, los usuarios podrán elegir cómo gestionar los archivos, ya sea sobrescribiéndolos cada vez que se crea un archivo nuevo, o bien, agregando una estampa de número o de fecha para crear archivos únicos.
Conjuntos de Datos (Dataset)
En la pestaña Dataset puede estar deshabilitada dependiendo de las configuraciones anteriores elegidas, ya sea debido a que el informe no está basado en un Dataset, o que la tarea consiste en enviar sólo un correo electrónico a modo de recordatorio. De lo contrario, elija el Dataset que se necesita para el reporte de salida o lista de exportación.
Las tres casillas ubicada en la parte inferior de la ventana se utilizan para administrar la ejecución de la tarea en función de los datos disponibles. Los usuarios pueden optar por omitir la tarea si no se encuentran datos en el momento de su ejecución (dentro de los límites del Dataset), omitir la tarea si no se encuentran incumplimientos a los límites de Compliance, u omitir la tarea si no se encuentran datos nuevos desde la ejecución de la tarea anterior.
Formato
Esta pestaña permite configurar el formato del correo electrónico de salida. Simplemente incluya el texto estándar requerido para el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Si escribe el símbolo # en el cuerpo del correo, aparacerá un menu desplegable con algunas opciones para insertar. Estas opciones permiten insertar de forma automática y dinámica la fecha, la ubicación, el nombre de tarea, etc., al momento de la ejecución de la tarea.
Seguimiento de Tareas (Task Tracking)
El Seguimiento de Tareas permite supervisar la finalización de una tarea de manera oportuna. Para activar el seguimiento y aprobación de tareas, seleccione la casilla de verificación correspondiente. Luego seleccione el contacto que será responsable de dar seguimiento y cierre de la tarea dentro de un plazo determinado. De esta manera, se creará una tarea de seguimiento en función de las configuraciones anteriores. El Tiempo para Completar esta tarea de seguimiento (plazo), definirá el tiempo disponible para cerrar la tarea. De no cumplirse en el tiempo establecido, la tarea estará atrasada.
Por ejemplo, al crear una tarea mensual recurrente, esta enviará un correo electrónico el primer día de cada mes, pero un Tiempo para Completar de 1 semana retrasará el vencimiento de la tarea durante ese periodo.
La función de escalamiento se puede utilizar para enviar un correo electrónico a un contacto en caso de que la tarea no se complete en el tiempo establecido. Seleccione el contacto de escalamiento desde la lista inferior para que sea notificado cuando la tarea se encuentre vencida.