Comment utiliser les formulaires personnalisés de notifications réglementaires
Introduction
Les formulaires personnalisés sont des écrans de saisie de données pour capturer des flux de données ou des processus spécifiques dans MonitorPro.
En Angleterre et au Pays de Galles, les exploitants régis par un permis environnemental doivent soumettre certaines informations à l'organisme de réglementation concernant les émissions, les incidents et les infractions. Celles-ci sont soumises sous une forme particulière et comprennent des informations pertinentes sur l'événement. MonitorPro a développé un formulaire personnalisé pour permettre aux clients de soumettre des données au régulateur de cette manière.
Ensemble de données
Tout d'abord, on peut souhaiter créer un ensemble de données qui permettra aux utilisateurs de localiser plus facilement les données qu'ils souhaitent inclure dans la ou les notifications.
En utilisant les filtres dynamiques pour une plage de temps appropriée (par exemple hebdomadaire ou mensuelle), puis l'option avancée pour inclure uniquement les violations.
Vous pouvez toujours émettre des notifications à partir d'ensembles de données plus larges, peut-être affinés à un site particulier. En accédant au Centre d'action, vous affinerez l'ensemble de données pour ne retenir que les infractions (avec d'autres options détaillées ci-dessous). Pour faciliter la recherche de données récentes qui n'ont pas encore fait l'objet d'un rapport, il est toujours prudent de limiter l'ensemble de données à une petite plage de dates en fonction des volumes de données.
Centre d'action
À partir de l'ensemble de données, naviguez jusqu'à l'onglet Centre d'action.
Brèches dans les plans d'action - Cela permet d'ajouter les violations de données physiques aux plans d'action et aux notifications.
Notifications en cas de violation des données
Choisissez Action Plan Breaches pour mettre en place un plan d'action et une notification pour une ou plusieurs violations de données.
Les utilisateurs verront apparaître un écran récapitulatif. Il affiche les violations contenues dans l'ensemble de données groupées par gravité (il s'agit des niveaux d'importance attribués à un niveau de conformité, puis appliqués à une règle de conformité).
Le résumé met également en évidence les éléments qui ont été ajoutés à un plan et l'état de ce plan (s'il a été fermé ou soumis).
Le tableau suivant montre les violations individuelles et les plans d'action auxquels elles sont associées. Les utilisateurs peuvent accéder à ces plans à partir du lien.
Liste des filtres
Les données incluses sont déjà filtrées par l'ensemble de données, mais elles peuvent être affinées pour exclure les données qui n'ont pas besoin d'être ajoutées à un plan d'action ou signalées dans une notification.
Par exemple, dans la configuration de la conformité, toutes les violations non signalables peuvent avoir une importance de type Avertissement ou Interne. Par conséquent, ces violations peuvent être exclues de la liste en utilisant les options de filtrage par.
Note
Il peut être nécessaire de rationaliser la configuration de la conformité pour s'assurer que les données non déclarables peuvent facilement être exclues. S'il y a des données d'enregistreur à haute fréquence, par exemple, et qu'elles ne sont pas différenciées par source de données ou par variable dans la conformité, il peut être nécessaire de les mettre à jour pour différencier facilement les rapports ultérieurs via les notifications.
Ignorer les données
Même après le filtrage, il peut être souhaitable d'ignorer les données qui n'ont pas besoin d'être signalées par une notification. Pour ce faire, il suffit de cocher la case située à côté des données concernées et de cliquer sur le bouton "Ignorer" en haut à droite.
Ajouter à un plan
Tout d'abord, sélectionnez les données à inclure dans le plan. Il n'y a pas de bon ou de mauvais regroupement ici, mais ce qui fonctionne pour le flux de travail souhaité et le délai de rapport convenu.
Conseil
Une notification peut être simplement un enregistrement individuel. Il peut s'agir d'un lot d'enregistrements provenant du même échantillon ou du même événement d'échantillonnage/de surveillance. Il est également possible d'ajouter plusieurs violations en cours à un plan de notification initial ou, par exemple, mensuel.
Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton Ajouter à.
Type de plan - Lors de la création d'un nouveau plan, choisissez d'abord le type de plan qui sera la notification d'horaire.
Nom du plan - Ce nom doit être approprié pour permettre une récupération ultérieure et il est judicieux d'inclure la date ou la plage de dates pour représenter les données incluses. Par exemple, "DMW-1 juillet 2022 pH". Dans le processus de notification, le nom du site/emplacement sera également ajouté au nom.
Attribuer à - Choisissez un utilisateur dans la liste pour le rendre responsable des tâches du plan d'action. Dans le cadre des notifications, les tâches sont en fait la soumission de la notification réglementaire elle-même, donc dans la plupart des cas, choisissez votre propre utilisateur.
Cliquez sur OK et le plan sera créé. Pour aller ensuite dans le Plan pour soumettre votre Notification, cliquez sur le lien qui sera maintenant présent à côté des données.
Une autre option consiste à ajouter des données supplémentaires à un plan existant. Pour ce faire, choisissez les données, puis cliquez sur le bouton Plan existant. Choisissez le plan requis et les données seront ajoutées à celui-ci. Assurez-vous que le plan utilisé est du bon type de plan tel que configuré lors de la création du premier plan.
Note
Les notifications peuvent être sauvegardées en tant que brouillons et les données peuvent être ajoutées ultérieurement si nécessaire en utilisant le processus ci-dessus.
Le plan d'action
Le plan d'action est l'espace réservé aux données et aux tâches associées au type de plan choisi.
Les notifications sont divisées en deux tâches, la partie A et la partie B. Elles peuvent être effectuées indépendamment et la notification est sauvegardée en tant que brouillon si nécessaire.
Il est possible de fixer des dates d'échéance et de changer l'utilisateur par défaut pour un autre utilisateur assigné, si nécessaire.
Note
Si des données ont été ajoutées par erreur à un plan, elles peuvent être supprimées en sélectionnant les données requises et en utilisant le bouton Supprimer les brèches sélectionnées. Ces brèches peuvent ensuite être ajoutées à un autre plan si nécessaire.
Compléter la notification
Cliquez sur le lien Action de notification pour commencer à compléter la soumission. Les utilisateurs peuvent naviguer vers la partie A ou la partie B.
Note
Il est prévu de remplir d'abord la partie A, mais une fois celle-ci terminée, les utilisateurs peuvent revenir directement à la partie B à un moment ultérieur.
Partie A
La partie A sera préremplie lorsque les données sont déjà contenues dans MonitorPro pour le numéro de permis et le lieu. D'autres modifications manuelles peuvent être apportées.
La date sera par défaut la date actuelle mais peut être modifiée selon les besoins.
Cliquez ensuite sur la section suivante et remplissez les champs requis. La période de notification est fixée à 24 heures mais peut être modifiée.
Cliquez ensuite sur la section suivante qui vous fournira un résumé de la partie A.
Partie B
Remplissez les champs obligatoires de la partie B.
MonitorPro extrait de la base de données toutes les violations qui se sont produites au(x) site(s) au cours des 24 derniers mois. Celles-ci peuvent également être exclues si vous le souhaitez en cochant l'option d'exclusion.
Note
Les violations ici sont limitées à celles de la violation et de la violation de haute priorité. Si les données incluses ici sont trop larges ou trop étroites, il peut être nécessaire de rationaliser la conformité et de définir l'importance dans les niveaux de conformité pertinents pour inclure ou exclure des données selon les besoins.
La section suivante vous mènera à un résumé de la notification. À partir de là, vous pouvez la soumettre, soit en tant que partie A uniquement, soit en tant que partie A et B, soit en tant que projet.
Une fois la soumission réussie, une fenêtre pop-up indiquera que la soumission a été réussie.
Courriel :
La notification est configurée pour envoyer une copie à votre utilisateur et à un utilisateur désigné. La notification sera envoyée avec le contenu du corps de l'e-mail HTML.
Envoi d'un courriel à l'utilisateur
Un utilisateur n'a pas d'adresse e-mail comme propriété, mais comme dans d'autres domaines de l'application, il utilise l'adresse e-mail dans le contact avec lequel cet utilisateur est associé. Assurez-vous qu'il existe un contact pour vous-même et que l'utilisateur accédant à MP-Web est associé à ce contact.
Envoyer un courriel à un contact générique/nommé
L'utilisateur désigné peut être une adresse de courrier électronique commune utilisée simplement pour stocker un enregistrement des notifications de manière centralisée. Il peut également être utilisé pour envoyer directement les notifications à l'organisme de réglementation.
L'utilisateur désigné est configuré dans les options du système sous l'intitulé "Schedule Submissions Contact ID". Dans ce champ, un contact valide doit être inclus et une adresse électronique correspondante doit être définie dans ce contact.
Suivi des courriels et dépannage
Le journal des e-mails peut être utilisé pour suivre tous les e-mails envoyés, y compris ceux des notifications. Les utilisateurs peuvent accéder à un courriel, voir son état et le réessayer après avoir résolu tout problème.
Statut de la tâche
Une fois que les notifications ont été envoyées, le statut de la partie A et de la partie B est mis à jour et devient clos. À partir du Panneau de configuration, puis du Plan d'action, il est possible d'observer une vue d'ensemble de tous les plans et de les filtrer en fonction du statut ou du type de plan. Le codage couleur est dicté par les dates d'échéance fixées dans le plan (il n'est pas basé sur la durée de soumission de l'événement).
L'exploration de n'importe quel plan mettra en évidence les données associées. Les liens d'action vous mèneront à la notification soumise et une version imprimable peut également être accessible si nécessaire à partir d'ici après la soumission.
Mes tâches
Dans le Centre d'action, un bouton "Mes tâches" permet à l'utilisateur d'accéder à la liste des tâches qui lui ont été attribuées. Cette liste indique l'état de ces tâches, qui peuvent également être mises à jour à partir d'ici.