Cómo administrar Hipervínculos y Documentos Adjuntos (Embedded Documents) en MP-Desktop
Introducción
MonitorPro Desktop tiene tres modos para importar Hipervínculos (Hyperlinks) y archivos que no poseen datos (como archivos PDF o archivos de imagen) para luego vincularlos a los datos o a los objetos de su base de datos.
Es posible adjuntar hipervínculos y archivos a los datos y a los objetos de la base de datos, sean estos puntos de muestreo, sitios, variables y/o fuentes de datos. Esto se puede hacer utilizando un lote de datos, una referencia de muestra, una referencia de laboratorio o ciertos datos especificos. La creación de hipervínculos es una operación manual, mientras que los archivos se pueden vincular con los objetos o con los datos de forma automática, siguiendo ciertas reglas preestablecidas.
Agregar Hipervínculos Manualmente
Los Hipervínculos se adicionan manualmente y permiten vincular documentos (archivos PDF o archivos de imagen .png, .jpg, etc.) con datos u objetos seleccionados específicamente. Los Hipervínculos se pueden consultar en Control Panel/Hyperlinks.
Una vez que se ha configurado el Hipervínculo, se puede adjuntar al objeto de la base de datos de su elección. Haga clic derecho, seleccione propiedades y abra la pestaña Links. En la pantalla, seleccione el Hipervínculo requerido desde el menú desplegable y seleccione "Add Link". Esto asociará el nuevo Hipervínculo con el objeto de la base de datos.
Los elementos vinculados se pueden visualizar desde la pestaña "Linked To".
Los Hipervínculos se adaptan mejor a los clientes que poseen sistemas establecidos para administrar el almacenamiento externo de documentos, como Microsoft SharePoint.
Alternativamente, la opción de incrustación es más flexible para automatizar la asociación de muchos archivos que se importan regularmente y se desea vincularlos con datos u objetos. Como los archivos están incrustados en la base de datos, esto también evita problemas con los enlaces que se rompen a medida que cambian las estructuras de las carpetas, o se asignan diferentes permisos que restringen el acceso a personas específicas.
Importación Automática de Archivos Incrustados a través de Reglas de Importación Automática
El importador automático puede vincular distintos documentos con los datos de la base de datos a medida que se importan.
Seleccione la pestaña Embed Files en las propiedades de los importadores automáticos y configure el filtro y las reglas que desea aplicar. Una vez que se aplican las reglas, los documentos tales como .pdf, .jpg, etc se podrán importar a través del importador automático de la misma manera que los datos, simplemente arrastrando y soltando el archivo en la carpeta del importador automático.
Las reglas determinan cómo el importador automático tratará a los objetos hipervínculados.
Vincule un documento a un lote de datos utilizando el mismo nombre de archivo (pero con extensión diferente)
Se puede importar y vincular un documento haciendo que el nombre del mismo coincida con el nombre del archivo desde el cual se importaron los datos originalmente. En este escenario, el archivo se vinculará con el lote (archivo) de datos. Para eso, en las propiedades del importador deberá selccionar la opción "Link the file to a batch of data brought in with the same name (but a different extension)".
Puntos de Muestreo
Esta opción se utiliza para adjuntar documentos a los Puntos de Muestreo. Para ello simplemente asignele al archivo el Nombre Largo o Corto del Punto de Muestreo que desea vincular con el documento. En las propiedades del importador deberá selccionar la opción "Match the file name to a sample point and link the file to it".
Referencia de Muestra
Esta opción utilizará la referencia de la muestra (ID o Código de la muestra) en el nombre del documento que desea adjuntar, para vincularlo con los datos que contengan las misma la referencia de muestra. En las propiedades del importador deberá selccionar la opción "Match the file name to a sample reference and link the file to the sample in question".
Referencia de Laboratorio
Esta opción utilizará la referencia de laboratorio (ID, Nombre o Código del Informe de Laboratorio) en el nombre del documento que desea adjuntar, para vincularlo con los datos que contengan las misma la referencia de laboratorio. En las propiedades del importador deberá selccionar la opción "Match the file name to a lab reference and link the file to a data in question".
Importación automática de archivos incrustados (usando la columna de hipervínculos)
Los documentos también se pueden adjuntar a los datos de interés al incluir una columna de "Hipervínculo" en el archivo de importación. En este modo, el usuario importaría un archivo de datos de forma normal pero con potencialmente múltiples archivos que no son de datos que desearía incrustar y vincular a los datos.
En un archivo de diseño de grilla con las variables en los encabezados, cada archivo se vinculará con los resultados de la fila correspondiente.
En un archivo de diseño de lista, los archivos se vincularán a cada resultado de manera individual, lo que permite un mayor refinamiento de los archivos a vincular en caso de ser necesario.
Solucionar problemas con Hipervínculos
Al importar estos archivos, inicialmente su estado aparecerá en color púrpura. Esto significa que el archivo se importó a la base de datos pero aún no se ha vinculado con los datos. Suponiendo que se hayan seguido los pasos correctos para su importación y vinculación, su estado se actualizará en los próximos 5 minutos y será visualizado en color verde, "File Uploaded and Linked", una vez que el sistema haya realizado la vinculación.
Si el estado permanece en colo púrpura, puede hacer doble clic en el elemento para revisarlo.
Cualquier archivo que no se haya vinculado inicialmente podrá vincularse luego de forma manual mediante el proceso descrito anteriormente para los hipervínculos. También existe un acceso directo a los hipervínculos en el escritorio que le permitirá detectar cualquier situación en la que las asociaciones no se hayan realizado como lo esperaba.