Como administrar las Visitas de los Programas de Monitoreo a través de MP-Web
Introducción
Las Visitas son los elementos secundarios de los Programas de Monitoreo. Se creará automáticamente una Visita antes de la Fecha Planificada Original (Original Planned Date), según los detalles del Programa de Monitoreo. Las Visitas se podrán modificar y editar una vez que se hayan creado. Sin embargo, los cambios realizados para una Visita en particular sólo se aplicaran a esa Visita, y no a las Visitas futuras. Esto puede ser útil cuando se requiera un análisis o un muestreo adicional por única vez, o cuando se deban recolectar muestras ad-hoc. Simplemente realice los cambios necesarios en las pestañas de la ventana de la Visita y guárdelos a continuación.
Nota
Si se realizan cambios en una Visita, tenga en cuenta que el usuario de MP-Field deberá volver a descargarla para que se apliquen los cambios. Si el usuario está en medio de una Visita de campo, simplemente puede cargar los datos que haya registrado (siempre y cuando tenga conexión a Internet) y luego volver a descargar la Visita actualizada.
Las opciones de filtrado permiten buscar Visitas en base a un periodo de tiempo determinado o a un Programa de Monitoreo específico.
Las Visitas se pueden ver en el Calendario y en el Registro de Visitas (Visit Records). También se puede acceder a ellas desde MP-Field.
Nota
Si una Visita no está presente cuando se lo esperaba, es decir, no se encuentra la Visita para la fecha planificada esperada, es posible que MonitorPro Service se haya detenido y será necesario que el Administrador revise dicha situación. En primer lugar, verifique que el Programa de Monitoreo no haya sido modificado por otro usuario o se haya configurado como inactivo.
Reportes
Existen diversos reportes que ofrecen información acerca del contenido y el estado de una Visita. Haga clic en el botón "Reporte" para acceder a ellos.
Al hacer clic sobre la tabla azul ubicada a la derecha de cada Visita, se mostrarán los datos importados, así como también los datos faltantes y el estado de cada muestra.
General
La pestaña "General" de una Visita proporcionará detalles básicos acerca de su estado.
Referencia de la Visita (Visit Ref) - Es un número de referencia secuencial asigando a cada Visita y proporcionado automáticamente por MonitorPro. Tanto el valor inicial, como el prefijo, se pueden modificar en Ajustes Avanzados/Programas de Monitoreo.
Estado (Status) - La casilla "Estado" se encuentra ubicada en la pestaña General y permite actualizar manualmente el estado de una visita. Esto aplica cuando una Visita ya no es necesaria y puede ser cancelada, o bien, cuando el usuario desea actualizar la Visita manualmente para establecerla como Completada. A su vez, MonitorPro revisará los datos ingresados y actualizará el estado de la Visita automáticamente. La Visita se considerará Completada cuando el conteo de datos alcance el porcentaje de "Autocompletado" definido por el usuario (por defecto 100%).
Las Visitas se verifican periódicamente y cada vez que se importan nuevos datos. No debería haber necesidad de volver a verificar manualmente el estado de una Visita. Sin embargo, si acaba de editar datos manualmente, podría hacerlo para visualizar instantáneamente el impacto que tuvo la edición de esos datos sobre el porcentaje de avance de la Visita. El Programador de Monitoreo se ejecuta automáticamente cada unos 30 minutos y se actualiza ante cualquier cambio o importación de datos que haya ocurrido durante ese tiempo.
Objetos
Los objetos incluidos en la visita se pueden editar desde la grilla de exclusión. Tenga en cuenta que estos cambios sólo se aplicarán para la visita que está editando, del mismo modo que sucedería al agregar un muestreo adicional que no estuviese configurado originalmente en el Programa de Monitoreo.
Progreso
Fecha Planificada Original (Original Planned Date) - La Fecha Planificada Original se basará en la fecha de inicio y la frecuencia del Programa de Monitoreo. De esta manera, un Programa de Monitoreo mensual programado para que comience el 1° de mayo, creará visitas para el 1° de mayo, el 1° de junio, el 1° de julio, etc. De esta manera, cada Fecha Planificada Original será siempre el 1° de cada mes.
Fecha Planificada Revisada (Revised Planned Date) - En la mayoría de los casos, no todo el monitoreo se completará el primer día de cada mes. Por lo tanto, la Fecha Planificada Revisada brinda a los usuarios la opción de mover la fecha real de monitoreo cuando sea conveniente hacerlo. La Fecha Planificada Revisada debe estar dentro de la ventana de tiempo de la visita (en el ejemplo anterior, mensualmente) para evitar que se extienda durante la próxima visita.
Consejo
Para ayudar a automatizar este proceso, los usuarios pueden usar la función Compensación de Fecha Inicial (Initial Date Offset) ubicada en la pestaña "Schedule" del Programa de Monitoreo, con el fin de controlar automáticamente la Fecha Planificada Revisada y ajustarla al día más adecuado. Por ejemplo, una empresa puede tener 4 Programas de Monitoreo mensuales, y todos ellos se pueden programar para que se completen a partir del 1° día del mes. En este caso, la función de compensación de fecha inicial se podría utilizar para programar la Fecha Planificada Revisada de cada monitoreo durante todo el mes, o en la misma semana pero en días diferentes.
Pestaña de Estado (Status)
La pestaña "Estado" de la Visita ofrece más información sobre su estado y permite a los usuarios actualizar el estado de muestras individuales. Cuando se importen los datos de una muestra, el estado se actualizará automáticamente a "Muestra Recolectada" (Sample Taken). A su vez, el usuario también puede establecer el estado de una muestra desde MP-Field, o bien, puede importarlo desde un archivo utilizando las asignaciones de variables disponibles en Ajustes Avanzados/Programas de Monitoreo.
Cuando el estado de una muestra se actualiza desde un archivo de datos, dicho archivo deberá contener los resultados de la variable que se utiliza para indicar el estado de una muestra, por ejemplo, "Muestra Recolectada". Una vez importado el archivo, el sistema analizará los datos para la variable "Muestra Recolectada" en busca de los resultados "Yes", "Y", "True" ó "T". Cuando se encuentren estos resultados, el sistema compará la Fecha, el Punto de Muestreo y la Fuente de Datos con la muestra de la Visita. Si hay coincidencias, el estado de la muestra se actualizará y se marcará como "Muestra Recolectada".
Los comentarios de las muestras se pueden agregar de la misma manera. De ser necesario, realice manualmente los cambios y aplique o guarde los mismos.
Réplicas
Las réplicas (duplicados, triplicados,etc.) se administrarán y se actualizarán automáticamente a través de la configuración del Programador de Monitoreo. Sin embargo, se pueden editar de forma manual desde la pestaña "Estado" de la Visita. Si se requieren réplicas adicionales, haga clic en el Punto de Muestreo que desea replicar y luego use el botón "Agregar Réplicas" (Add Replicates) para agregar muestras adicionales.